Registro Electrónico

Simplemente inserte su OBD-Plug y comience a llevar su Registro Electrónico hoy mismo.

Registro Electrónico para vehículos del pool y de la flota

fleetster piensa en el registro electrónico desde la perspectiva del gestor de la flota, que tiene la obligación de documentar. La aceptación por parte del usuario, incluido el comité de empresa, es la máxima prioridad; la conformidad de la oficina de impuestos es algo natural.

El cuaderno de conducción puede integrarse perfectamente en todas las soluciones existentes, como el Car Sharing Corporativo, Gestión del parque móvil, Rastreo, etc. Los administradores siempre tienen el control total sobre los módulos de software que quieren utilizar y los usuarios tienen el control total sobre sus datos privados.

Aunque el software está totalmente documentado, seguimos afirmando que nadie debería necesitar un manual para utilizarlo.

Razones para utilizar un Registro Electrónico

Registro de los vehículos

Evite la clásica trampa fiscal de los vehículos de pool. fleetster ofrece un registro para vehículos de pool, que cumple con todos los requisitos fiscales.

Transparencia y Privacidad

Mantiene la transparencia a lo largo de todo el proceso, permitiendo a los administradores ver sólo aquellos viajes que están relacionados con el trabajo, mientras que da a los usuarios una visibilidad completa de sus viajes.

Seguridad Fiscal

Nuestra solución de software garantiza que su registro cumpla con todos los requisitos legales y fiscales, siempre que lo utilice de forma coherente.

Seguridad Jurídica y conformidad de la Agencia Tributaria

Un cuaderno de conducción debe cumplir muchos requisitos: los registros electrónicos o digitales deben cumplir, como mínimo, los mismos requisitos. Además, existen otros requisitos relativos a la Protección de datos y el Procesamiento de datos, que conlleva trabajar con software en la nube

Características del Registro Electrónico

Seguridad Informática

Nuestro servicio ofrece los más altos estándares de la industria en términos de seguridad del software en la Nube.

Seguridad de los Datos

Dado que el Registro Electrónico guarda registros de datos extremadamente sensibles, como la localización GPS, con nombres de personas y direcciones privadas asociadas, se aplica aquí el más alto nivel de seguridad. En este sentido, se aplican los requisitos básicos de protección de datos según el GDPR y la DSGVO.

Inalterabilidad

Las exportaciones de las autoridades fiscales están selladas criptográficamente y no pueden ser modificadas una vez exportadas. Las exportaciones están firmadas con la clave digital de fleetster.

Trazabilidad

Todos los cambios en la información del viaje se registran. Los cambios posteriores a la categorización de un viaje se destacan claramente en el historial del viaje y en las exportaciones en PDF, así como en el autor correspondiente.

Inmediatez

Es esencial que los Registros Electrónicos se mantengan sin fallas; de lo contrario, la Agencia Tributaria tiene margen para la interpretación, lo que puede tener efectos negativos. Además, todos los registros deben estar actualizados y ser categorizados inmediatamente. El legislador recomienda categorizar un viaje después de 7 días como máximo.

Almacenamiento

Todos los datos del viaje se almacenan durante 10 años, lo que garantiza el cumplimiento de la obligación de conservación de las autoridades fiscales.

¿Cómo cumple fleetster con los requisitos de un registro de conductores?

Gracias a la larga colaboración con grandes empresas alemanas (bancos, telecomunicaciones, industria del automóvil), fleetster siempre ha estado a la vanguardia de la protección y la seguridad de los datos. Las pruebas de penetración periódicas, un equipo dedicado a la protección de datos, así como las medidas de seguridad fuera de línea en la oficina de fleetster, conducen a un máximo de seguridad de los datos en el sistema de fleetster.

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El Registro Electrónico de fleetster se ha desarrollado en estrecha colaboración con expertos en derecho fiscal y protección de datos para garantizar su cumplimiento fiscal y legal.

El OBD-Plug: la automatización del Registro Electrónico

A través de la interfaz de diagnóstico a bordo del vehículo (normalmente en el espacio para los pies, junto al asiento del conductor) se instala un OBD-Plug que lee la información relativa a la distancia recorrida, la combina con las coordenadas de inicio y de destino, le proporciona una marca de tiempo de la red de radio y envía esta información al sistema de fleetster.

El sistema de fleetster utiliza la geocodificación de conocidos proveedores de servicios cartográficos, y pone la información a disposición de la aplicación web y de las aplicaciones nativas (iOS y Android).

Esto permite a los usuarios editar y asignar viajes después de haberlos completado, mientras que los administradores sólo ven la información que quieren ver.

¿Cómo funciona el Registro Electrónico de fleetster?

Con la ayuda del OBD-Plug de Geotab En cualquier momento se registran y anotan los datos del vehículo, por lo que no se puede olvidar ningún viaje ni superar la obligación de documentación en 7 días.

Casi todos los vehículos modernos son compatibles, y existe la posibilidad de instalar un enchufe con un cable detrás del salpicadero. Con dicho cable se puede garantizar que los enchufes no puedan ser desactivados accidental o deliberadamente.

¿Cuánto cuesta la implementación del Registro de fleetster?

fleetster trata de mantenerlo lo más sencillo posible y ofrece una solución "todo en uno". Por 15 euros al mes por vehículo, usted obtiene el OBD-Plug, el paquete de transmisión de datos necesario y nuestro software fleetster por añadidura. Todo lo que tiene que hacer es realizar su pedido, conectar los dispositivos OBD y su Registro está en marcha. ¡Póngase en contacto con el equipo de fleetster para obtener su oferta ahora!

¿Por qué necesito un Registro Electrónico?

Los Registros Electrónicos de los conductores registran los trayectos que ha realizado un conductor y si estos viajes han sido de carácter privado o profesional. El objetivo es, por tanto, documentar sin faltas lo que ocurre con un vehículo.

La empresa, y por tanto la dirección, es responsable como propietaria y debe ser capaz de aportar pruebas completas de lo sucedido con los vehículos. En el caso de los coches de empresa asignados a un empleado, todos los detalles se regulan en un acuerdo de transferencia de vehículos de empresa, lo que hace que la documentación sea relativamente sencilla. En el caso de los vehículos del parque móvil, sin embargo, hay requisitos de documentación más estrictos y, en algunas autoridades, es incluso obligatorio llevar un libro de registro. La responsabilidad del propietario es una cuestión importante, ya que en casos desfavorables la dirección tiene que asumir las consecuencias legales.

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Hay tres aplicaciones básicas para los registros de conductores:

1. Transparencia y seguridad con respecto a la responsabilidad del propietario

2. Seguridad jurídica para los vehículos compartidos / corporativos

3. Ahorro de impuestos para los conductores de coches de empresa con una baja proporción de viajes privados

¿Por qué este Registro Electrónico es especialmente adecuado para las flotas, y qué lo diferencia de otros productos?

El Registro Electrónico de fleetster fue especialmente diseñado para flotas y flotas de vehículos Por lo tanto, se dirige principalmente al gestor de la flota y no al empresario individual que quiere ahorrar impuestos. En una flota, las exigencias del registro del conductor aumentan. Especialmente en combinación con vehículos del pool Los conductores sólo pueden ver sus propios datos y los gestores de la flota no pueden ver ningún dato de los conductores. Pero al mismo tiempo hay que asegurarse de que los viajes se documentan correctamente y el gestor de la flota debe ser informado a tiempo si sus colegas se arriesgan a cumplir los plazos legales.

Además de la privacidad, la protección de datos es, por supuesto, una cuestión importante. En fleetster todos los datos se alojan exclusivamente en Alemania y se procesan bajo los más altos requisitos de seguridad en Frankfurt/Main. Además de la seguridad de los datos, la disponibilidad de nuestro software también juega un papel importante. En 2020, el sistema no estuvo disponible durante una media de 2 segundos por semana.

Para flotas de vehículos es esencial que el esfuerzo de mantenimiento de un sistema de este tipo sea bajo y, al mismo tiempo, que la calidad de los datos sea alta. Por esta razón, el OBD-Plug puede instalarse de forma inaccesible con un cable para evitar su uso indebido. Con fleetster, la mayoría de las soluciones de Registros Electrónicos calculan los trayectos basándose en la señal del GPS.

¿Qué Registros Electrónicos acepta la Agencia Tributaria?

Evite esfuerzos innecesarios y la pérdida de devoluciones de impuestos debido a una contabilidad incorrecta. No todos los programas informáticos de registro son aceptados por la Agencia Tributaria como parte de la declaración de la renta.

Especialmente programas comunes como Excel o Word son rechazados como prueba por la Agencia Tributaria. Esto se debe a que se pueden realizar cambios en ellos en cualquier momento, lo que a su vez permite una posible manipulación de los datos. Por lo tanto, los Registros Electrónicos deben tener tanto un seguimiento de los cambios como una protección contra la manipulación para proporcionar seguridad fiscal y legal.

Al igual que en el caso de los cambios y los intentos de manipulación, la Agencia Tributaria se ve obligada a rechazar todo el registro en caso de contener datos defectuosos. Vaya sobre seguro y utilice únicamente programas reconocidos como registros electrónicos por la Agencia Tributaria.

La selección de soluciones de software aceptadas para los registros electrónicos no es muy amplia, pero, por otro lado, se pueden utilizar en sus vehículos sin dudarlo. Al utilizar sistemáticamente este software, se asegura de que sus registros cumplen con la Agencia Tributaria y con la seguridad legal y, por lo tanto, cumplen con todas las normas y especificaciones, y no sufrirá ninguna desventaja en términos de compensación fiscal.

¿Están seguros los datos de mi Registro con fleetster?

Sus datos están seguros, ¡incluso más allá del periodo de conservación de 10 años! La transferencia de datos al centro de datos de Frankfurt/Alemania está totalmente automatizada y también todos los datos recogidos se almacenan en la Nube. fleetster cuenta con un sistema de almacenamiento y procesamiento redundante múltiple. En otras palabras: siempre hay varios servidores en uso, que también podrían soportar por sí solos toda la carga del sistema. Si un servidor falla durante unos minutos, al menos otros dos servidores están permanentemente disponibles. El sistema también puede añadir más servidores si es necesario.

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También hay varias instancias de copias de seguridad de los datos. Así, hay una única copia de seguridad por cada hora.