Ventajas del Control Electrónico del Permiso de Conducir

27. Jun 2021 | By Tim Ruhoff

Si las empresas ponen a disposición de sus empleados un coche de empresa o vehículos compartidos, es un buen gesto. Sin embargo, esto también conlleva riesgos para el empresario como propietario del vehículo. El artículo 21 de la Ley de Tráfico Alemana (StVG) estipula que el propietario del vehículo es responsable si permite u ordena que conduzca su vehículo una persona que no tiene un permiso de conducir válido. Las consecuencias según el derecho penal van desde una multa hasta una pena de prisión. Para evitar la sanción, el propietario del vehículo debe comprobar periódicamente los permisos de conducir de sus conductores. A continuación se analiza cómo debe aplicarse la Comprobación del Permiso de Conducir en una empresa, qué apoyo técnico existe para ello y qué hay que tener en cuenta al aplicarla.

Control del Permiso de Conducir en la empresa

La Comprobación del Permiso de Conducir para los empleados significa que la empresa comprueba si los empleados que conducen un vehículo de la empresa tienen el permiso de conducir necesario. No hay ninguna norma en la ley sobre cómo debe realizarse la Comprobación del Permiso de Conducir en la empresa.

La solución más sencilla, pero también la que más tiempo requiere, es la Comprobación Manual del Permiso de Conducir. En este caso, cada empleado debe mostrar su permiso de conducir al responsable de la flota. A continuación, esta persona comprueba en una lista los empleados que han superado la Comprobación del Permiso de Conducir o entrega la llave del vehículo de la flota. Este método es problemático si los empleados ni siquiera están en el lugar de trabajo, sino que trabajan sobre el terreno, por ejemplo. Además, existe el riesgo de que la comprobación no se documente por completo o de que se pasen por alto conductores. Sin embargo, mientras tanto, existen numerosas ofertas para realizar la Comprobación del Permiso de Conducir de forma electrónica.

Hay diferentes variantes que se ofrecen para la Comprobación Electrónica del Permiso de Conducir.

Una opción es fotografiar el permiso de conducir e introducirlo en un software. El gestor de la flota coteja los datos con el empleado que conoce o le pide que proporcione una foto de pasaporte para cotejarla. La prueba del permiso de conducir se considera superada cuando el gestor de la flota verifica el permiso de conducir.

Otra opción es verificar la licencia de conducir con una combinación de hardware y software. Para ello, se aplica un chip RFID (identificación por radiofrecuencia) a la licencia de conducir, que puede leerse en estaciones de lectura adecuadas. En este caso, la verificación de la licencia de conducir tiene lugar automáticamente, de modo que el gestor de la flota no tiene que realizar una confirmación por separado.

Es aún más fácil adjuntar un código QR al permiso de conducir. El código QR puede escanearse desde cualquier lugar y en cualquier momento utilizando un smartphone y la aplicación correspondiente. También en este caso, el sistema verifica automáticamente el permiso de conducir.

Ventajas del Control Electrónico del Permiso de Conducir

Las ventajas de los Controles Electrónicos del Permiso de Conducir superan a las de los controles manuales. Mientras que los controles manuales exigen que el conductor y el controlador se encuentren en el mismo lugar, los Controles Electrónicos del Permiso de Conducir pueden realizarse desde cualquier lugar. Otra ventaja es que el control puede realizarse en cualquier momento. Además, el conductor recibe una notificación por correo electrónico o mensaje de texto cuando debe presentar de nuevo el permiso de conducir. Al mismo tiempo, el gestor de la flota es informado si el conductor no ha cumplido con esta solicitud. De este modo, se puede garantizar el cumplimiento de los intervalos de control semestrales sin tener que llevar un control en una agenda separada, lo que elimina la laboriosa coordinación de las citas. Otras ventajas de los Controles Electrónicos del Permiso de Conducir son que también pueden realizarse independientemente del gestor de la flota a través de un sistema central al que pueden acceder varias personas de la empresa por el conductor.

El software puede manejarse de forma fácil e intuitiva, lo que garantiza que los conductores también acepten el sistema y reconozcan sus ventajas. Dependiendo del proveedor, los paquetes de software pueden incluso adaptarse a las necesidades individuales de la empresa y vincularse a otros sistemas, como la instrucción de los conductores. El intercambio de datos es fácilmente posible a través de la interfaz.

Otra ventaja es la documentación automática y a prueba de auditorías de los datos, lo que significa que se puede demostrar la documentación completa en caso de responsabilidad.

Desventajas del Control Electrónico del Permiso de Conducir

A pesar de todas las ventajas que aporta el Control Electrónico del Permiso de Conducir, su uso no siempre es absolutamente conforme a la ley, dependiendo del proveedor. Especialmente en el ámbito de la protección de datos y la introducción del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (DSGVO), algunos proveedores ya no están al día. Esto se debe principalmente a que el tema de la protección de datos no se toma en serio y los cambios no se tienen en cuenta en el software. Además, el uso del software supone costos adicionales para la empresa. En este caso, la empresa debe sopesar si el ahorro de tiempo y las ventajas de la documentación compensan la desventaja de los costos. Esto depende principalmente del tamaño de la flota.

Implementación de un Control Electrónico del Permiso de Conducir

Para mantener los costos de inversión en una solución de software dentro de unos límites razonables, la empresa debe comprobar de antemano qué ofertas se ajustan mejor a los requisitos de la flota. Si la empresa prefiere una solución a través de un smartphone, también debe asegurarse, por ejemplo, de que los empleados disponen de uno. Si no es así, puede resultar ventajoso un terminal como puesto de control, pero esto también tiene la desventaja de que los conductores deben estar in situ. También hay que tener en cuenta el factor tiempo durante la implementación. ¿Con qué rapidez debe estar disponible el sistema? ¿La empresa ha tenido en cuenta un periodo de transición hasta que todos los permisos de conducir se registren por primera vez y se introduzcan en el sistema? Porque a pesar de toda la automatización de los procesos, hay que tener en cuenta que la primera presentación del permiso de conducir debe tener lugar en cualquier caso ante el gestor de la flota, para que pueda, por ejemplo, aplicar el chip RFID o el código QR al permiso.

fleetster ofrece tres posibles soluciones a las empresas:

1. La Comprobación Manual del Permiso de Conducir: los datos de la comprobación visual son introducidos manualmente en el sistema por el gestor de la flota. La ventaja en este caso es que no se olvidan datos importantes debido a la interfaz de usuario y se envía un recordatorio automático a través del sistema cuando hay que repetir la comprobación.

2. Comprobación del permiso de Conducir mediante Foto: El permiso de conducir se fotografía y se transfiere al sistema. A continuación, el gestor de la flota verifica el permiso de conducir manualmente. La ventaja de esta opción es que los empleados no tienen que estar in situ. Si el gestor de la flota no conoce al empleado, se puede insertar una foto de pasaporte para compararla.

3. Comprobación del Permiso de Conducir mediante Hardware: En este caso, el permiso de conducir se escanea mediante un chip RFID o un código QR y se considera que se ha superado la comprobación del permiso de conducir.

La ventaja con fleetster es que todos los modelos están integrados en una plataforma de movilidad B2B, lo que permite la gestión digital de la flota, desde la reserva de vehículos hasta el Registro Electrónico del Conductor. De este modo, se pueden combinar numerosos productos, de forma individualizada según las necesidades de la empresa.

fleetster cuenta con diez años de experiencia en el mercado en Alemania, Austria, Suiza y en todo el mundo. Las aplicaciones de fleetster son independientes de la hora y el lugar. El software de fleetster es de uso intuitivo y todos los datos se pueden guardar con un solo clic. Todas las aplicaciones de fleetster cumplen con los requisitos actuales de la Ley de Protección de Datos y el Reglamento General de Protección de Datos. Esta calidad probada de protección de datos permite un Control del Permiso de Conducir Electrónico que cumple con la ley.

Conclusión sobre el Control del Permiso de Conducir

fleetster ofrece la solución adecuada para que todas las empresas puedan realizar y documentar los Controles de los Permisos de Conducir de forma legal, minimizando el riesgo de responsabilidad de la empresa y, al mismo tiempo, ahorrando un valioso tiempo de trabajo que puede utilizarse para proyectos importantes.