Coche de la Flota

30. May 2021 | By Tim Ruhoff

Gestión de Vehículos compartidos o "Car Sharing Corporativo": así se denomina el concepto de vehículos compartidos. Se trata de coches de empresa que son utilizados por varios conductores. Un vehículo de este tipo puede asignarse a un departamento, por ejemplo. Esto facilita la asignación de costos al mismo. Al hacerlo, hay que realizar una reserva de vehículos mediante la gestión de vehículos compartidos para que se vea cuando está disponible el vehículo. Lo contrario de esto es el uso de un coche de empresa propio. Cada conductor recibe su propio vehículo al que sólo él tiene acceso. Sin embargo, la idea del "Car Sharing Corporativo" es cada vez más popular. En el sector privado, en particular, los coches se comparten a menudo mediante el Car Sharing, ¿por qué no iba a funcionar también en el sector empresarial?

¿Utilización de un coche de empresa propio, o compartido con vehículos de la empresa?

Los vehículos compartidos y la gestión de vehículos compartidos asociada no son en absoluto un invento nuevo. Sin embargo, las modernas posibilidades de la gestión de vehículos compartidos simplifican considerablemente la asignación de vehículos. La organización de los trayectos y el registro de los datos de los conductores son mucho más fáciles. En general, el uso compartido de vehículos de empresa permite ahorrar tanto plazas de aparcamiento como vehículos.

La reserva de vehículos también puede llevarse a cabo de forma sencilla y fácil, digitalmente. Sin embargo, también pueden surgir problemas debido al uso de un vehículo por parte de varios empleados. Pueden aparecer rápidamente cuellos de botella por no disponer de suficientes vehículos. Si los empleados están a menudo y con frecuencia en la carretera, también debe haber suficientes vehículos. Los tiempos de inactividad debido a las reparaciones o también los retrasos de los empleados deben tenerse en cuenta definitivamente. Por lo tanto, en muchas empresas se ofrece una mezcla de ambos conceptos. Tanto la reserva de vehículos mediante la gestión de vehículos comunes (para todos los empleados que sólo están ocasionalmente en la carretera), como un coche de empresa para los empleados que están con frecuencia en la carretera. Aquí simplemente tiene que determinar qué concepto funciona mejor para su propia empresa.

Admisibilidad de los viajes privados

La cuestión de los viajes privados debe acordarse definitivamente entre el empresario y el trabajador. Los viajes privados son aquellos que no están relacionados con la actividad laboral. Para evitar problemas en primer lugar, el uso privado de los coches de empresa debe regularse en el acuerdo de transferencia. Si se permite el uso privado, deben cumplirse otras disposiciones. El uso de los coches de empresa para fines privados se considera un "beneficio no monetario". El beneficio no monetario debe tenerse en cuenta para el impuesto sobre la renta. La cuantía de la imposición depende de varios factores: el uso real, el tipo de imposición y el valor. Hay dos opciones posibles de imposición.

En primer lugar, existe el llamado método del 1%. Se trata de un método de imposición a tanto alzado en el que se tiene en cuenta el 1% del precio bruto de catálogo del vehículo. El factor decisivo en este caso es la fecha de la primera matriculación. En este método, se añade un 0,03% adicional del mismo precio por cada kilómetro de distancia estimado en el trayecto al trabajo.

Una alternativa a la imposición a tanto alzado es el cálculo exacto del kilómetro individual. Esto puede hacerse mediante el Registro Electrónico del Conductor, del que se extrae el porcentaje de los viajes privados y se suma al uso total del coche. A continuación, el porcentaje debe sumarse a los ingresos anuales para la imposición. Para este tipo de imposición es imprescindible llevar el Registro del Conductor.

También en este caso, es responsabilidad del empresario el método que se vaya a utilizar. El Registro vale la pena para el empleado desde el punto de vista fiscal en los casos en los que el vehículo se utiliza en contadas ocasiones, y el precio original haya sido muy elevado. También puede haber ventajas para los usuarios de vehículos compartidos. Si se utiliza aquí el método del 1%, el importe se divide entre todos los conductores. Si, por ejemplo, cuatro personas utilizan también un vehículo compartido de forma privada, la tributación por persona es sólo del 0,25%. Sin embargo, si hay conductores que tienen acceso a varios vehículos, todas las partes deben tributar.

La responsabilidad del guardián

Las obligaciones generales de los propietarios de los vehículos siguen siendo siempre las mismas, mientras que tanto los beneficios como los costos dependen del caso concreto. Tanto en el caso de un vehículo de empresa como en el de la alternativa del pool, es la empresa respectiva la que actúa como propietaria. En general, quien tiene poder de disposición sobre un vehículo es siempre el propietario del mismo. Además, el propietario es también responsable de los costos y a su vez obtiene el beneficio de la explotación del vehículo.

En el caso de los vehículos de empresa, suele ser la empresa o la dirección de la misma. Sin embargo, la gestión de la flota de vehículos no suele ser responsabilidad de la dirección. Especialmente en las empresas más grandes, suele haber un gestor de la flota, al que se le puede transferir la responsabilidad del mantenimiento. Para ello, deben observarse ciertas formalidades. Además, todo el proceso debe estar cuidadosamente documentado.

Como propietario, hay muchos deberes diferentes: deber de notificación, deber de fiscalidad, deber de seguro y obtención de la licencia de explotación. Por encima de todo, es importante la seguridad. Cada coche debe ser revisado y mantenido con regularidad. También hay que realizar las inspecciones exigidas por la ley. Todos estos deberes son responsabilidad de la gestión de la flota. Si estos deberes no se cumplen, o se cumplen de forma insuficiente, existe incluso la posibilidad de responsabilidad personal.

Funciones en la flota

Cuando se utiliza el Car Sharing Corporativo, hay muchos conductores diferentes en una empresa, por lo que puede llegar a ser confuso. De todos modos, debe haber reuniones informativas periódicas con los conductores y controles de los permisos de conducir, pero hay que encontrar citas periódicas para ello, lo que puede ser complicado por el uso irregular y los períodos de ausencia. No obstante, es una tarea importante que no debe descuidarse bajo ningún concepto.

Por lo tanto, especialmente en el caso de la comprobación del permiso de conducir, debería examinarse una solución automatizada. Existen muchas soluciones modernas con las que se puede comprobar el permiso de conducir en cualquier lugar, lo que se hace simplemente a través de una aplicación para smartphones. El conductor recibe un recordatorio de esta comprobación cada seis meses, y la gestión de la flota sólo si debe superar el plazo. Esto simplifica toda la comprobación, tanto para los conductores como para la gestión de la flota.

Cada año hay que llevar a cabo una instrucción para conductores de UVV. Especialmente en las flotas grandes, esto puede ser una tarea gigantesca. Sin embargo, aquí también se pueden utilizar otras alternativas además de las instrucciones en grupo. Con los sistemas de e-learning, cada empleado puede simplemente llevar a cabo la instrucción en su propio ordenador. Esto también quita mucha presión a la gestión de la flota. La coordinación de las fechas y la realización de una instrucción en grupo ya no son necesarias.

Todas estas obligaciones se aplican a ambos conceptos de provisión de vehículos. Las obligaciones como guardián se aplican siempre. Para ahorrar tiempo, es esencial contar con el software adecuado.