Conformidad con la Agencia Tributaria, seguridad jurídica y automatización
El cuaderno de bitácora fleetster - cumple todos los requisitos de un cuaderno de bitácora electrónico.
El cuaderno de conducción fleetster: cumple todos los requisitos de un cuaderno de conducción electrónico
El cuaderno de conducir electrónico de fleetster ha sido desarrollado con los más altos estándares tecnológicos, con la ayuda de expertos en seguridad de datos, legislación fiscal y desarrollo de software, para crear un cuaderno de conducir que cumpla con los requisitos legales internacionales y que sea legalmente seguro
El cuaderno de conducción debe cumplir muchos requisitos; con los cuadernos de conducción electrónicos o digitales, deben cubrirse al menos los mismos requisitos. Además, existen otros requisitos relativos a la protección y el tratamiento de datos
Requisitos del cuaderno de bitácora: con fleetster encuentran aplicación
Seguridad informática general de los cuadernos de bitácora
Responsabilidad clara de los datos para el uso del cuaderno de bitácora
Seguridad de los datos del cuaderno de bitácora
Inalterabilidad del libro de registro y del registro de cambios
Auditoría y trazabilidad
Integridad, inmediatez y regularidad
Conservación y archivo de los registros del diario de navegación
1. Seguridad informática general de los cuadernos de bitácora
fleetster lleva 10 años en el mercado de la gestión de flotas y el uso compartido de vehículos y ofrece una solución de software en la nube bien documentada que cumple con los más altos estándares de seguridad de datos
Además de un proceso optimizado de desarrollo y cambio del sistema de software, fleetster supervisa la central API abierta - una interfaz a través de la cual se puede introducir o extraer información en tiempo real del sistema
Todos los accesos de los usuarios, administradores o gestores del sistema se guardan automáticamente y se les pone un sello de tiempo. Todos los sistemas de registro de conductores de fleetster se organizan mediante una estructura de derechos. Además de la clásica distinción entre administrador y usuario, fleetster ofrece numerosas subcategorías de estructuras de derechos que se pueden seleccionar individualmente
2. Responsabilidad clara de los datos para el uso del cuaderno de bitácora
Desde el 25 de mayo de 2018 está en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, según el cual la protección de los datos personales y la privacidad de las personas ya no es solo una obligación para las empresas, sino que la protección de datos se convierte en un derecho humano fundamental para todos los ciudadanos europeos
El cambio más fundamental del GDPR es el consentimiento explícito del interesado para la recogida de datos. En fleetster, los derechos de nuestros usuarios tienen la máxima prioridad
- Derecho a la información
- Derecho a la información
- Derecho a oponerse al tratamiento de datos personales
- Derecho a corregir los datos personales
- Derecho a la supresión de datos personales
- Derecho a bloquear el tratamiento de datos personales
3. Seguridad de los datos del cuaderno de bitácora
Gracias a la larga colaboración con grandes clientes como Telekom, Deloitte o Daimler, el software de Fleetster ha sido sometido regularmente a grandes y profundas pruebas (tests de penetración). Un equipo especializado en protección de datos participa en sesiones de formación periódicas y comprueba el sistema para detectar fugas de datos
fleetster cuenta además con un concepto de seguridad informática, un concepto de borrado y medidas offline para proteger los datos personales contra cualquier ataque
Gracias al alojamiento centralizado en Alemania, todas las copias de seguridad y las actualizaciones también están aseguradas en Alemania. Nunca se transfieren datos personales a otros países
4. Inalterabilidad del libro de registro y del registro de modificaciones
Para que un cuaderno de bitácora se considere conforme a la ley, cierta información (hora de inicio/ hora de finalización, posición de inicio y distancia) debe ser inalterable después de un determinado período. Con fleetster, estos parámetros son recogidos por el conector OBD integrado y enviados al sistema fleetster. Además, la modificación de esta información está limitada en el tiempo a 7 días después del final del viaje, mientras que todos los cambios se registran en un registro y se muestran en la exportación de PDF
Si ocurre que un usuario no ha categorizado un viaje a tiempo, todos los viajes no categorizados serán declarados automáticamente como viajes privados. Esto sigue la idea de proteger los datos y la privacidad de los usuarios en caso, por lo que incluso si la categorización se olvida, ninguna información no deseada llegará al administrador
5. Auditoría y trazabilidad
También es importante que toda la información del libro de registro electrónico del conductor sea sencilla y comprensible. Para garantizar esta verificabilidad y comprensibilidad, fleetster ha desarrollado, por un lado, un manual para la plataforma básica de movilidad fleetster por otro lado, también hay un manual de registro que explica las funciones de fleetster desde la perspectiva del administrador y del usuario
Este manual se puede entregar a los usuarios de fleetster si lo solicitan. No dude en ponerse en contacto con nosotros a través del siguiente enlace y le enviaremos la información
Además, fleetster y su equipo de diseño siguen conceptos generales de diseño UX/UI que tienen como objetivo hacer que la aplicación de software sea lo más intuitiva posible. El uso de las aplicaciones nativas y de la aplicación web debe ser autoexplicativo en consecuencia
6. Integridad, inmediatez y regularidad
Para que la Agencia Tributaria tenga en cuenta el cuaderno de bitácora de un conductor, éste debe contener registros completos y adecuados de todas las transacciones comerciales relacionadas con el coche de empresa o el vehículo compartido
Para cumplir estos requisitos, fleetster ha creado una exportación de PDF que protege contra la reelaboración mediante una firma digital. fleetster utiliza para ello un p12 Certificado
Además, el sistema fleetster genera un mensaje de error si la información de un viaje de negocios o mixto (socio comercial, empresa, motivo del viaje) no se introduce completamente
También se notifica a los conductores -como se puede ver aquí en la imagen- para garantizar la integridad y la regularidad
7. Conservación y archivo de los registros del diario de navegación
Por lo tanto, todos los datos generados en el sistema deben conservarse durante el periodo de retención especificado de acuerdo con las obligaciones fiscales y deben poder recuperarse en caso de emergencia
fleetster conserva todos los libros de registro de los conductores en servidores alemanes durante 10 años, asumiendo así la obligación legal de conservar los datos. Los datos nunca se transfieren ni se transmiten a otros países
Cuaderno de bitácora electrónico de fleetster: cumple con los impuestos y es legalmente seguro
El libro de registro automático de fleetster le libera del papeleo diario. El enchufe OBD o el kit CarSharing envía toda la información del vehículo a través del diagnóstico a bordo o directamente a través de la electrónica del vehículo al sistema de fleetster
Con la implantación del libro de registro electrónico del conductor, los administradores del sistema ya no tienen que perseguir los libros de registro del conductor sin rellenar, sino que pueden obtener todo cómodamente de forma centralizada en línea o en sus teléfonos móviles
