Gestión de la tarjeta de combustible de la flota
25. jul. 2022 | Por Malena Gärtner
Los operadores de flotas prefieren utilizar las tarjetas de combustible para gestionar todos los aspectos del repostaje. La ventaja es que los conductores utilizan la tarjeta de combustible para realizar pagos sin dinero en efectivo. En lugar de recoger los recibos de combustible y devolver el dinero al conductor, la tarjeta se utiliza para la facturación automática, y el gestor de la flota recibe toda la información importante sobre el consumo de combustible y los costos por vehículo claramente preparados por la empresa de tarjetas de combustible.
Cómo funciona una tarjeta de combustible
Especialmente si una flota tiene muchos empleados que pueden acceder a los vehículos, las tarjetas para repostar son una buena solución para mantener el esfuerzo administrativo lo más bajo posible. Además, la tarjeta tiene ventajas para ambas partes, el conductor y el gestor de la flota. Los conductores utilizan la tarjeta como si fuera una tarjeta de débito. La tarjeta se emite para el conductor respectivo y se le proporciona un PIN personal. Mediante el uso de la tarjeta, el gestor de la flota obtiene una evaluación detallada de los costos y del comportamiento de los conductores a la hora de repostar. Ya no es necesaria la laboriosa recopilación de recibos de combustible, ya que los extractos de los procesos individuales de repostaje se pueden ver en línea. En conexión con un Software de Gestión de Flotas, los datos de combustible se pueden transferir al software y se muestran en el sistema de informes para cada vehículo y conductor individual. Así, se pueden identificar rápidamente los impulsores de los costos y poner en marcha medidas. Además, también se puede rastrear en cualquier momento qué coche ha repostado y cuándo.
Adicionalmente, los titulares de la tarjeta de combustible pueden beneficiarse de precios más bajos, ya que los proveedores de la tarjeta ofrecen promociones de descuento en cooperación con determinadas gasolineras.
Ventajas de las tarjetas de combustible
La ventaja de utilizar una tarjeta de combustible es la sencillez de su administración y el control total de los costos. Se puede establecer un presupuesto para las tarjetas y controlar el cumplimiento de cada centro de costos mediante extractos periódicos, lo que permite realizar evaluaciones como la cantidad de combustible por vehículo o por conductor. De este modo, se pueden identificar los generadores de costos y tomar medidas. Se puede acceder a los extractos en línea e importarlos al sistema de contabilidad y al Software de Gestión de Flotas de la propia empresa.
Con la tarjeta de combustible no sólo es posible comprar combustible, sino también accesorios para el vehículo, como anticongelante o lavados de coches. Muchos proveedores de tarjetas de combustible también tienen descuentos especiales para sus clientes, lo que permite a la empresa ahorrar más dinero.
Dado que la tarjeta para repostar funciona como una tarjeta CE, también se ofrece protección contra el uso indebido, ya que se puede rastrear individualmente el uso de la tarjeta hasta el empleado y el vehículo. Además, es posible establecer un límite diario, semanal o mensual para limitar los daños en caso de robo de la tarjeta. Si la tarjeta se utiliza para comprar combustible para viajes privados, esta parte se puede contabilizar a través de los ingresos imputados.
Desventajas de las tarjetas de combustible
La desventaja de una tarjeta de combustible es que no se puede utilizar en todas las gasolineras, sino sólo en aquellas que han establecido una cooperación con el proveedor correspondiente. Mientras tanto, las grandes gasolineras conocidas también apoyan a los mayores proveedores de tarjetas de combustible.
Aunque se pueda analizar el uso de la tarjeta de combustible, no se puede descartar un uso indebido por parte del empleado, por ejemplo, si la tarjeta se utiliza al repostar el coche particular, lo que sólo se pone de manifiesto si, por ejemplo, el consumo de combustible aumenta de forma desproporcionada con respecto a los kilómetros recorridos.
Además, los proveedores de tarjetas de combustible suelen exigir que se genere un volumen de negocio mínimo con la tarjeta, por lo que la opción de utilizar una tarjeta de combustible de un determinado proveedor puede quedar descartada para las empresas con una pequeña flota de vehículos.
¿Qué hay que tener en cuenta al introducir una tarjeta de combustible?
La introducción de una tarjeta para repostar debe estudiarse bien y sopesar las ventajas y desventajas en consecuencia. Lo primero que hay que analizar es cómo está configurado el parque de vehículos y qué se va a cubrir con la tarjeta. Por ejemplo, hay que tener en cuenta si los vehículos sólo se utilizan a nivel regional, nacional o incluso en el extranjero. En consecuencia, hay que comprobar si los respectivos proveedores también prestan servicio en esas regiones y si hay suficientes estaciones de servicio en la cobertura de la red del proveedor de la tarjeta. Además, también hay que preguntarse qué gastos se pueden cubrir con la misma. En el caso de los viajes al extranjero, por ejemplo, el peaje también se puede pagar a través de algunos proveedores.
Además, una tarjeta para repostar puede ser especialmente atractiva para las empresas si se compran con ella grandes cantidades de combustible, ya que cuanto mayor sea el volumen de ventas, mayores descuentos se pueden negociar con el respectivo proveedor de la tarjeta de combustible. De este modo, la empresa no sólo puede ahorrar en gastos administrativos mediante el uso de la tarjeta, sino también reducir sus costos gracias a unos precios del combustible más favorables.
Para obtener un contrato beneficioso para las tarjetas empresariales, el responsable de la flota debe negociar las condiciones individualmente con el respectivo proveedor de la tarjeta de combustible. El ahorro puede ascender a varios porcentajes de un proveedor a otro. Cuanto más volumen de negocio se pueda esperar debido al tamaño de la flota, el consumo de combustible, los lavados de coches, etc., más intensamente se pueden negociar las condiciones. Pero cuidado, algunos operadores de estaciones de servicio suelen ofrecer su combustible a precios más bajos. Aquí es importante comprobar si éstos están cubiertos por la red de tarjetas de combustible o si la tarjeta que incluye los descuentos concedidos es, sin embargo, más favorable.
Sin embargo, el precio no es el único criterio para decidirse por un proveedor de tarjetas de combustible. También hay que tener en cuenta la calidad del combustible de los operadores de estaciones de servicio incluidos.
¿Pueden los particulares utilizar también las tarjetas de combustible?
Las ofertas para particulares no se han generalizado hasta la fecha. En la actualidad, los operadores de estaciones de servicio Shell y Total ofrecen una tarjeta de combustible para particulares. En Shell, la pertenencia al Shell ClubSmart también es un requisito previo. A cambio, el cliente también recibe otras ventajas, como una garantía de precio y un programa de puntos de bonificación. Los clientes pueden utilizar la tarjeta Shell para acumular puntos en las estaciones de servicio Shell, así como en los socios de cooperación. Entre los socios más conocidos se encuentran Booking.com, un proveedor de hoteles, casas de vacaciones, etc., o SIXT, un proveedor de reservas de coches de alquiler. Al utilizar los servicios de estos socios, el titular de la tarjeta recibe puntos de bonificación. Estos puntos de bonificación pueden canjearse por recompensas, por ejemplo, en la tienda Shell.
La tarjeta Total, por su parte, es más adecuada para los autónomos, los trabajadores por cuenta propia o las pequeñas empresas cuyo consumo mensual de combustible es inferior a 1.500 litros. La tarjeta Total tiene cobertura de red en toda Europa. Además, se conceden descuentos fijos para repostar y descuentos variables para lavar el coche en todas las estaciones Total del país.
Para los particulares, existe la opción de utilizar una tarjeta de crédito además de la función de repostaje puro. Algunos proveedores de tarjetas de crédito conceden descuentos si se utiliza la tarjeta de crédito para comprar combustible, incluidos proveedores de renombre como Volkswagen, ADAC o el Banco Santander.
A la hora de elegir un proveedor de tarjetas de crédito, es importante prestar atención a la cuantía de la comisión de la tarjeta de crédito. Además, especialmente los descuentos por la compra de combustible están limitados a una base mensual o anual. Por lo tanto, la variante de la tarjeta de crédito sólo merece la pena para las personas que también utilizan la tarjeta de crédito para otros fines además de repostar. Además, es importante comprobar qué servicios adicionales incluye la tarjeta de crédito. Por ejemplo, la ADAC Geldkarte incluye servicios adicionales como un seguro de cancelación de viajes o un seguro de protección jurídica y de responsabilidad civil para los coches de alquiler. La tarjeta Visa Santander 1 Plus ofrece un extra como la posibilidad de retirar y pagar dinero en todo el mundo sin comisiones.
Además de utilizar las tarjetas de crédito como tarjetas de combustible, los particulares también tienen la opción de utilizar tarjetas de puntos y canjear los puntos recogidos por créditos en efectivo o recompensas en especie. Un proveedor muy conocido es Payback, por ejemplo, en cooperación con Aral. Al utilizar la tarjeta Payback, los clientes reciben un punto por cada 2 litros de combustible.
Tarjeta de combustible de la flota
Los operadores de una gran flota de vehículos no pueden prescindir de una tarjeta de combustible para flotas. El esfuerzo administrativo ya no sería manejable con el método de los recibos de combustible. El principio del pago sin dinero en efectivo también facilita a los conductores el proceso de repostaje. Con la tarjeta para repostar, pueden pagar con el PIN igual que con una tarjeta EC y no tienen que preocuparse de nada más. Ya no es necesario recoger los recibos de combustible. Además, la mayoría de las tarjetas de combustible incluyen el hecho de que los peajes y la asistencia en carretera también se pueden pagar con ellas.
La desventaja de una tarjeta para la flota de vehículos es que la tarjeta no puede utilizarse en todas las gasolineras. El proveedor de la tarjeta de combustible sólo colabora con determinadas gasolineras contratadas en las que es posible el pago con la tarjeta de combustible. Esto puede convertirse en un problema especialmente cuando los empleados realizan viajes al extranjero. Por lo tanto, al elegir un proveedor de tarjetas de combustible, preste atención a estas características especiales.
La mejor visión de conjunto gracias a la tarjeta de combustible para flotas
Cuanto mayor es el número de vehículos de una flota, más difícil resulta hacer un seguimiento de los mismos. Con una tarjeta de combustible, al menos se puede simplificar la contabilidad y minimizar el papeleo. El departamento de contabilidad puede ver y gestionar los recibos de combustible facturados directamente en línea, lo que elimina el largo proceso de que los conductores tengan que poner primero el dinero para el combustible y luego ser reembolsados por su empleador.
La otra ventaja de la facturación en línea es que los datos pueden transferirse directamente al programa de contabilidad. Además, los datos sobre el combustible pueden evaluarse fácilmente porque se registran todos los parámetros importantes, como el número de matrícula, el precio, el consumo de combustible, el kilometraje, etc.
También, el presupuesto de los conductores puede controlarse más fácilmente a través de una tarjeta. Por ejemplo, es posible almacenar en las tarjetas un límite de litros a repostar y de costos, lo que evita el uso indebido de la tarjeta de combustible.
¿Qué tarjeta de combustible es la mejor?
No hay una respuesta general a la pregunta de qué tarjeta es la mejor para una flota concreta. Por ejemplo, existe la opción de que los proveedores ofrezcan sus tarjetas de forma gratuita para repostar, pero la cobertura de la red para el uso de la tarjeta es limitada. En otros casos, el pago de una cuota por la tarjeta es un requisito previo, pero estas tarjetas también incluyen descuentos, de modo que los costos pueden amortizarse.
Para encontrar la tarjeta de repostaje adecuada para su flota, debe analizar primero qué servicios va a cubrir la tarjeta. Por ejemplo, debe preguntar en qué estaciones de servicio se va a utilizar la tarjeta, si se incluyen descuentos al utilizarla o qué servicios adicionales se pueden pagar con la tarjeta.
Además, la facturación de la tarjeta también es un punto esencial. Por ejemplo, ¿es la facturación de la tarjeta de combustible online compatible con el programa de contabilidad, de modo que los datos puedan transferirse fácilmente? Por otro lado, también existe un Software de Gestión de Flotas, en el que los datos de las facturas de combustible se importan y se asignan a cada vehículo, de modo que es posible un control total de los costos por vehículo.
Comparación de tarjetas de combustible
La oferta de tarjetas de combustible para empresas es hoy muy amplia. A continuación se presentan los proveedores más habituales y sus servicios.
Tarjeta DKV
El mayor proveedor de tarjetas para repostar es DKV. Más de 100.000 estaciones de servicio en 42 países aceptan la tarjeta DKV como medio de pago. Con la tarjeta DKV se pueden realizar pagos sin efectivo en más de 6.500 estaciones de servicio con precios bajos. Además del combustible, la tarjeta también sirve como medio de pago para aparcamientos, peajes y lavados de coches. Sin embargo, sólo los conductores de vehículos empresariales pueden utilizar la tarjeta, y no los particulares.
Para los usuarios de vehículos empresariales se incluye una amplia gama de servicios: la tarjeta DKV incluye un servicio de asistencia en carretera 24 horas y asistencia en caso de accidente.
Además, DKV ya ha ampliado su red de estaciones de servicio con estaciones de recarga para coches eléctricos. En más de 27.000 estaciones es posible repostar con la tarjeta DKV CARD + CHARGE y pagar con ella.
Tarjeta UTA
La tarjeta UTA es aceptada en más de 50.000 estaciones de servicio de 37 países. Los operadores de las estaciones de servicio pertenecen a una gran variedad de empresas. La tarjeta UTA no exige un volumen de negocio mínimo, por lo que puede ser utilizada por autónomos o pequeños empresarios con pocos vehículos. Además, con la tarjeta UTA se pueden pagar servicios adicionales como la asistencia en carretera, el servicio de neumáticos o la tarifa de peaje. Los datos de facturación pueden transferirse directamente al software de flotas, pero la cuenta de cliente online también ofrece numerosas opciones para exportar los datos de repostaje o visualizar directamente diversas evaluaciones.
Tarjeta Total
La tarjeta Total se acepta como medio de pago en 15.000 estaciones de servicio de toda Europa. Hay dos tipos de tarjeta: la primera es la tarjeta para pequeñas y medianas empresas, cuyas necesidades de combustible son inferiores a 1.500 litros al mes.
Por otro lado, existe otra tarjeta para empresas medianas y grandes cuyas necesidades de combustible superan los 1.500 litros al mes. Además, los clientes pueden decidir si la tarjeta sólo se utiliza a nivel nacional en Alemania o en toda Europa. Al igual que con la tarjeta UTA, se pueden pagar otras tasas con la tarjeta, como peajes o tasas de túneles.
Para el gestor de la flota, los extractos de la tarjeta de combustible están disponibles en línea a través de la Cuenta Total y pueden importarse desde allí al programa de contabilidad. Además, las transacciones de abastecimiento de combustible pueden supervisarse en tiempo real, de modo que el control está disponible en todo momento.
Tarjeta Aral
La tarjeta de Aral ofrece a sus clientes un servicio de descuentos. Se puede ahorrar hasta dos céntimos por litro en las estaciones de servicio preferidas seleccionadas, así como hasta un céntimo en cualquier estación de servicio de Aral. La tarjeta se acepta como medio de pago en más de 2.500 estaciones de servicio de Alemania. Además del combustible, también se pueden pagar con la tarjeta Aral los lubricantes, los servicios de automoción o los productos de la tienda.
Tarjeta Shell
La tarjeta de combustible Shell es aceptada en más de 25.000 estaciones de servicio en 31 países europeos. En Alemania, la tarjeta puede ser utilizada sólo en 5.000 estaciones de servicio. La tarjeta puede ser utilizada en todas las estaciones de servicio Shell, así como en socios como AVIA, Eni/Agip, Esso, OMV y Westfalen.
También se han integrado en la tarjeta Shell amplias funciones de servicio, lo que hace que la facturación del combustible sea sencilla y transparente. Los datos pueden visualizarse en la cuenta y exportarse para su posterior procesamiento. Todas las tarjetas emitidas pueden gestionarse con la misma cuenta, lo que permite crear informes y evaluaciones con sólo pulsar un botón.
Además, la tarjeta Shell ofrece a sus clientes otra ventaja. El gasóleo se ofrece a un precio regional fijo dentro de Alemania para todos los usuarios de la tarjeta, por lo que no importa a qué hora el cliente llene el depósito en la estación de servicio Shell. Además, la tarjeta Shell también puede utilizarse para productos y servicios de la tienda Shell.
Tarjeta OMV
La tarjeta OMV es especialmente ventajosa para las empresas que operan a nivel internacional. La tarjeta es aceptada como medio de pago en más de 20.000 estaciones de servicio en 32 países. Además, las tasas de peaje también pueden pagarse sin dinero en efectivo con la tarjeta a nivel internacional. Qué transacciones son posibles para cada conductor puede definirse individualmente para cada tarjeta. El gestor de la flota tiene un control total de los costos en todo momento a través del Servicio de Flota OMV.
Tarjeta ADAC
La tarjeta ADAC sólo está disponible para los miembros del club automovilístico, y la cuota anual es actualmente de 99 euros. La tarjeta es especialmente adecuada para los particulares, ya que el descuento en la compra de combustible sólo se concede para un máximo de 1.500 litros al año.
Tarjeta Agip
La tarjeta Agip puede utilizarse en más de 18.000 estaciones de servicio de 29 países. Además de pagar el combustible, el servicio incluye un servicio de recuperación y remolque, un servicio de averías y un servicio de accidentes y rotura de cristales. Además, los peajes y las tasas de túneles y puentes también pueden pagarse sin efectivo con la tarjeta Agip.
Tarjeta Avia
La tarjeta Avia puede utilizarse para realizar pagos sin dinero en efectivo en más de 2.400 estaciones de servicio de Alemania. Mediante un sistema de niveles se pueden especificar todos los servicios que pueden adquirirse con la tarjeta, por ejemplo, sólo combustible o también productos de la gama de tiendas. Además, se pueden obtener descuentos si se utiliza la estación de venta Avia Express. También es posible realizar un análisis del consumo y los servicios para la gestión de la flota.
Tarjeta Raiffeisen
La tarjeta Raiffeisen sólo se puede utilizar en las estaciones de servicio regionales de Raiffeisen y también se puede utilizar como tarjeta de cliente para los mercados de Raiffeisen en Baja Sajonia. Además, la Raiffeisen Fuel-Card 24 se puede utilizar en las estaciones de servicio de Raiffeisen en Turingia y Hesse. Con esta tarjeta, los gastos de combustible sólo se cargan una vez al mes.
Tarjeta Jet
La tarjeta de combustible Jet es adecuada para flotas con un número reducido de vehículos, ya que no exige una compra mínima de combustible. La desventaja es que tampoco hay descuentos en el combustible. La tarjeta Jet puede utilizarse para pagar sin efectivo en 624 estaciones de servicio de Alemania. Mediante un sistema de niveles se puede determinar qué servicios pueden pagarse con la tarjeta, por ejemplo, sólo el gasóleo o todos los productos.
Tarjeta EDC
La tarjeta EDC es adecuada para las flotas de camiones. El pago sin efectivo puede realizarse en más de 9.000 estaciones de servicio para camiones en toda europa. La red EDC de estaciones de servicio disponibles está bien desarrollada, especialmente en los pasos fronterizos y en los puertos. la tarjeta EDC no requiere una compra mínima. Asimismo, el contrato no tiene un plazo mínimo, por lo que la tarjeta puede ser utilizada con flexibilidad por las empresas. otra ventaja es que el proveedor establece un sistema de precios fijos y semanales para el gasóleo.
Tarjeta Routex
La tarjeta Routex se acepta en las estaciones de servicio de numerosos socios cooperativos, como Aral, BP, Circle K Europe, Eni y OMV. La red comprende unas 20.000 estaciones de servicio en más de 20 países. La tarjeta también puede utilizarse en muchas estaciones de peaje y sistemas de telepeaje. Routex-for-Trucks se ha diseñado para los camioneros, que pueden repostar en más de 7.000 estaciones de servicio con modernos surtidores de alto rendimiento y beneficiarse de muchos otros servicios.
Tarjeta Euroshell
La tarjeta Euroshell se acepta como medio de pago en más de 25.000 estaciones de servicio de toda Europa, 3.800 de ellas sólo en Alemania. La tarjeta permite conceder un descuento de hasta tres céntimos por litro de combustible. Para el gestor de la flota, existe un sistema de informes detallados sobre las transacciones individuales de compra realizadas con la tarjeta Euroshell.
Tarjeta HEM
La tarjeta HEM puede utilizarse en todas las estaciones de servicio de Tamoil. Los conductores pueden recibir autorizaciones en un sistema de tres niveles. El nivel 1 es el más bajo, que sólo da derecho a repostar sin dinero en efectivo y a comprar lubricantes. El nivel 2 también permite lavar el coche y prestar servicios relacionados con el vehículo. El nivel 3 también da derecho a comprar productos en la tienda con la tarjeta de combustible.
La ventaja de la tarjeta HEM es que no se exigen compras mínimas, por lo que también es interesante para las pequeñas flotas. Además, también existe una tarjeta de combustible para particulares y para conductores noveles (Cool-Driver-Card). Con la Cool-Driver-Card, los conductores noveles obtienen incluso un descuento de 2 céntimos por litro.
Tarjeta Hoyer
La tarjeta es válida en más de 1.049 estaciones de servicio Hoyer de toda Europa. Es gratuita y también incluye aparcamiento, duchas y servicio de toallas gratuitos en las estaciones de servicio Hoyer. Existe un contrato de precio fijo para el combustible. Además, la tarjeta Hoyer puede utilizarse para el pago sin efectivo de peajes o servicio de averías.
Tarjeta Logpay
La tarjeta de Logpay puede utilizarse en Alemania en 6.000 gasolineras de Aral y BP, así como en toda Europa en más de 12.000 gasolineras, entre otros países, en Polonia, Austria, Luxemburgo, Países Bajos o Portugal. La empresa Logpay transport service GmbH pertenece en su mayoría al grupo Volkswagen.
Tarjeta Westfalen
La tarjeta Westfalen puede utilizarse como medio de pago en toda Alemania en todas las estaciones pertenecientes al Grupo Westfalen, Markant, Avia, Aral, Agip, así como OMW y Total. Con esta tarjeta también es posible seleccionar diferentes niveles de autorización para los conductores. Además, existe la tarjeta Compact Card 44 para conductores, con la que se puede asignar un pago mensual que pueden utilizar, por ejemplo, para ofertas de la tienda.
Tarjeta Novofleet
Con más de 30 socios, la tarjeta Novofleet puede utilizarse en más de 5.000 gasolineras de Alemania, Austria y Luxemburgo. Jet, Star, Oil!, Q1, HEM, Hoyer, ED, BayWa, Bft, GO y Benzinkontor, entre otras, aceptan el medio de pago. La ventaja es que estas gasolineras suelen ofrecer descuentos en el precio del combustible. Además, hay más de 300 gasolineras en los alrededores con precios reducidos en las carreteras.
Tarjeta SVG
La tarjeta de SVG puede utilizarse para realizar pagos sin efectivo en más de 60.000 estaciones de servicio de toda Europa. Además, la tarjeta incluye servicios como la facturación de la asistencia en carretera o los peajes, así como otros servicios. La tarjeta de SVG está disponible en distintas variantes, por ejemplo, SVG-Esso, SVG-Euroshell, SVG-DKV-Card o SVG-Total Card. La desventaja es que, para cada estación de servicio, sólo puede utilizarse la tarjeta asociada para aprovechar el descuento.
Tarjeta Star
Esta tarjeta puede utilizarse en todas las estaciones de servicio Star y en 70 terminales de combustible BayWa. El requisito para utilizar la tarjeta es una compra mínima mensual de 500 litros, a cambio de la cual el usuario recibe un descuento de 4 céntimos por litro.
Conclusión
La oferta de proveedores de tarjetas de combustible es enorme, y es posible utilizar la tarjeta para otros servicios además de la compra de combustible. Para las flotas, la tarjeta es una gran manera de simplificar y controlar mejor la facturación de combustible mediante el pago sin efectivo. La integración de los datos de facturación en el sistema de contabilidad o de gestión de flotas facilita la gestión de los costos de combustible y el control del presupuesto.