Preguntas frecuentes - FAQ

7. Apr 2021 | By Tim Ruhoff

¿Cómo podemos ayudarle? Respuestas a las preguntas sobre el sistema de Gestión de Flotas y el Car Sharing de fleetster.

CAR SHARING CORPORATIVO

1. ¿Qué es el Car Sharing Corporativo?

Una empresa proporciona vehículos a sus empleados. Los coches se gestionan mediante un software inteligente. A diferencia de las soluciones tradicionales, cada usuario reserva por sí mismo. Las llaves se gestionan en la recepción o con un armario de llaves totalmente automatizado. Incluso son posibles las soluciones sin llave que utilizan la tecnología RFID. Este sistema puede funcionar automáticamente al 100%, ayuda a mejorar la eficiencia y a ahorrar costos.

2. ¿Cuál es la diferencia entre el Car Sharing Corporativo, y la Gestión de los Vehículos de la Flota?

El Car Sharing Corporativo lleva los coches compartidos al siguiente nivel. Por un lado, sigue siendo un coche utilizado por varios usuarios. El Car Sharing Corporativo amplía enormemente el uso al poner a disposición de los empleados, o incluso de terceros, una capacidad extra. El sistema permite ampliar la utilización las 24 horas del día, tal y como debería tener cualquier equipo costoso.

3. ¿De dónde proceden los vehículos para un Car Sharing Corporativo?

Los vehículos pueden proceder de dos fuentes:

  • Vehículos de flotas existentes
  • Nueva adquisición realizada por la empresa, o con nuestra ayuda

En las empresas en las que ya existe una flota, es fácil introducir fleetster. Si una empresa quiere tener Car Sharing Corporativo, pero aún no tiene vehículos, estaremos encantados de ayudarle.

4. ¿Por qué necesito fleetster? Outlook y Excel pueden hacer lo mismo...

Eso no es cierto. Tal vez si tiene muy pocos vehículos y usuarios, sea capaz de gestionar la flota con estas herramientas. Pero al mismo tiempo que comparte el archivo de Excel con todos sus empleados, también puede crear fácilmente una cuenta en fleetster. Y en realidad, fleetster puede ofrecerle mucho más que Outlook o Excel: exportación de Centros de Costos, Gestión de Claves, Análisis, Optimización de la Utilización, reservas realizadas por el usuario, viajes privados, y muchas otras herramientas, que no pueden ser ofrecidas por un simple calendario o una hoja de cálculo.

5. ¿A partir de cuántos vehículos es razonable contar con el Car Sharing Corporativo?

El Car Sharing Corporativo merece la pena incluso si la empresa tiene un solo vehículo que es compartido por varios empleados. fleetster puede simplificar las solicitudes y proporcionar muchas otras ventajas, como el Libro de Registro Automático y la posibilidad de utilizar el vehículo para fines privados después del horario de trabajo.

6. ¿Qué pasa con los coches de la empresa?

Puede quedarse con los coches de empresa. El clásico coche de empresa (de distribución, de servicio o de incentivo) no es tan interesante para fleetster. Si los usuarios llegan a la idea de que el coche de empresa es relativamente caro debido a la regla del 1%, fleetster tiene una alternativa interesante.

7. ¿Qué es esencial para una solución de Car Sharing Corporativo?

Los siguientes vehículos son especialmente adecuados para el Car Sharing Corporativo: los vehículos de departamentos, los vehículos de taller y los coches de empresas que temporalmente no tienen dueño, ya que el anterior ha dejado la empresa y no se ha elegido al nuevo propietario. Los coches suelen permanecer sin usar durante un largo período de tiempo, ya sea porque el grupo de usuarios es demasiado pequeño, o debido a que el proceso es demasiado complejo. Los vehículos mencionados anteriormente son especialmente buenos porque ya están disponibles y pueden integrarse en fleetster inmediatamente.

VIAJES PRIVADOS CON VEHÍCULOS DEL CAR SHARING CORPORATIVO

8. ¿Por qué una empresa debe permitir los viajes privados?

Hay muchas razones para permitir los viajes privados; las dos más importantes son:

  • Motivar a los empleados con tarifas de alquiler favorables
  • Disminución de los costos de la flota por los ingresos correspondientes

Los empleados y la empresa pueden beneficiarse por igual. Los empleados pueden incluso deshacerse de sus propios vehículos y ahorrar mucho dinero. Los vehículos suelen ser una gran herramienta para motivar a los empleados, y hoy en día se está convirtiendo en una verdadera carga tener un vehículo en una ciudad. Por ello, el Car Sharing Corporativo cubre perfectamente este vacío.

9. ¿Quién tiene que pagar los impuestos por los beneficios de los vehículos de la flota?

En lo que respecta a los viajes privados, hay que tener en cuenta muchas cuestiones fiscales. La gran ventaja es que fleetster proporciona el marco necesario para ayudarle a manejar todos los problemas fiscales que puedan surgir. Esto está garantizado por el hecho de que los empleados pagan una pequeña cantidad de dinero por los viajes privados, por lo que esta oportunidad no es una ventaja monetaria para ellos. Con fleetster la empresa y los empleados están en el lado seguro.

OTRAS PREGUNTAS

10. ¿Qué tan seguros son los datos?

Nos comunicamos exclusivamente a través de conexiones seguras SSL. Para proporcionar el mayor grado de seguridad de los datos, los alojamos en servidores de Alemania. Clientes como TÜV SÜD, Tennet o la Universidad de Kaiserslautern han realizado extensas pruebas de seguridad de datos con nosotros antes de encomendarnos sus pedidos. Puede encontrar una descripción detallada sobre la seguridad de los datos en fleetster en nuestra Política de Privacidad.

11. ¿Cómo se pueden crear más fácilmente unos 1000 usuarios? ¿Y la seguridad de los datos?

Puede enviarnos un archivo Excel (puede estar protegido por contraseña) y nosotros podemos cargar los datos a través de una conexión segura. Este proceso funcionó sin problemas para Tennet con 1.200 usuarios.

12. ¿Pueden los usuarios crear reservas por sí mismos, de modo que el gestor de la flota tenga que hacer un esfuerzo mínimo?

Sí, es posible. Pero para ello necesita las direcciones de correo electrónico de todos los usuarios. Una vez insertadas en el lugar apropiado en fleetster, todos los usuarios recibirán una invitación por correo electrónico. Este correo contiene un enlace, a través del cual el usuario puede registrarse en el sistema. Se puede activar un supervisor en el marco de una reserva de vehículos, que puede liberar los viajes de negocios (hasta ahora siempre hay una solicitud al supervisor). Sí, esta función está disponible y se puede utilizar en la versión Pro.

13. ¿Se puede asignar un coche a través del sistema, para que los empleados no puedan elegir siempre el coche más bonito?

En fleetster existe una función que evita esta "actitud de picnic". El administrador del sistema sólo tiene que activar la llamada reserva automática (o comunicar su deseo al equipo de fleetster durante el proceso de configuración del sistema). Entonces, el usuario sólo puede especificar qué categoría de vehículo necesita para su viaje, y no puede reservar un vehículo explícito. fleetster decide entonces, en base a los costos, qué vehículo es el más adecuado para el usuario en ese momento. Pero pronto implementaremos una función, en la que también se podrá utilizar como base para la decisión el contrato de leasing correspondiente o las emisiones de CO2.

14. Si todos los vehículos ya están reservados, ¿se volverá a reservar automáticamente un vehículo equivalente en el sistema?

Durante el proceso de reserva, el usuario se da cuenta de si todos los coches de una determinada categoría de vehículos ya están reservados. En este caso, el usuario puede elegir otra categoría o simplemente no hacer ninguna reserva en fleetster. Si un vehículo se retrasa y no se puede realizar la siguiente reserva, se vuelve a reservar automáticamente el siguiente vehículo disponible, o se emite una alarma por correo electrónico.

15. ¿Es un centro de costos especificado por cada kilómetro recorrido?

En fleetster, el centro de costos puede establecerse como campo obligatorio. Esto significa que no se puede hacer ninguna reserva (es decir, ningún viaje con un vehículo compartido) sin especificar un centro de costos. Entonces, el cálculo del centro de costos total se puede exportar como un archivo de Excel.

16. ¿Puede, por ejemplo, tener lugar una devolución de llaves a las 22.00 horas con un portero como gestor de llaves, con esta única función?

Hemos resuelto el mismo caso en una empresa de la siguiente manera. En cuanto a las devoluciones de llaves fuera del horario de apertura, primero se supone que la cantidad de kilómetros recorridos es la misma que se dio durante el proceso de reserva. A continuación, el usuario recibe un correo electrónico con una petición para que dé la cantidad correcta. Si no lo hace, él y su gestor de flota reciben un correo electrónico de recordatorio. Pero el vehículo sigue siendo reservable en cualquier caso. Y, por supuesto, se puede integrar el hardware. El uso de un armario de llaves puede automatizar completamente el proceso. A partir de 4.200 € con la caja de datos de fleetster, se pueden transmitir automáticamente los kilometrajes a la devolución de la llave (¡sin perfiles de conducción!) A partir de 180 € por vehículo también existe la posibilidad de una caja para obstruir la apertura de las puertas - alrededor de 1000 € por vehículo.

17. ¿Puede el "héroe local" de las empresas de alquiler de coches, por lo que su empresa local de alquiler de coches ser integrado para aumentar el número de los vehículos?

Nuestro héroe local se llama actualmente Europcar, el arrendador con más estaciones en Alemania. Sin embargo, sería posible enviar un correo electrónico a una dirección predefinida, en la que se almacenan los datos de la reserva. Pero tendríamos que adaptarnos individualmente a las necesidades del proveedor local.

18. ¿Cómo funciona la gestión de la gama de coches eléctricos? ¿A través de los OEM?

Hay tres opciones para la gestión de la gama en fleetster:

  • a través de unidades telemáticas que son colocadas/instaladas por EE.UU., y NO por el OEM (fabricante de equipos originales: fabricantes de automóviles como BMW, Daimler, entre otros)
  • la forma en que el conductor entra en el estado de carga al final del viaje
  • a través de los km estimados al INICIO de la reserva, pero esto no es del todo exacto porque no se sabe qué distancia recorrerá realmente el vehículo (desviaciones de unos 20 km)