Control del permiso de conducir por parte del empleador

21. Sep 2021 | By Tim Ruhoff

Como propietario de un vehículo, tiene la obligación de asegurarse de que ninguna persona sin permiso de conducir conduzca su vehículo.

Los empleadores en el deber del control

Si los propietarios de los vehículos renuncian a la obligación de comprobar los permisos de conducir, esto puede tener graves consecuencias. Según el artículo 21 de la StVG, existe la amenaza de una multa o incluso de una pena de prisión. En las empresas con una gran flota de vehículos, la comprobación del permiso de conducir requiere mucho tiempo. A continuación se explica cómo los empleadores pueden llevar a cabo la comprobación del permiso de conducir de la forma más segura y con poco esfuerzo, y qué soporte electrónico está disponible para ello.

Base jurídica para el control del permiso de conducir por parte de los empleadores

La obligación de comprobar los permisos de conducir se deriva de la responsabilidad del propietario según el artículo 21 de la StVG. En consecuencia, el propietario del vehículo debe asegurarse de que ningún conductor conduzca su vehículo sin un permiso de conducir válido. La normativa se deriva del hecho de que los vehículos de motor se consideran generalmente una fuente de peligro para el público en general y, por tanto, el propietario también es considerado responsable por el legislador. Según una decisión del Tribunal Regional Superior de Colonia de 8 de octubre de 1993 (Ss 414/93), el propietario es la persona que utiliza un "vehículo por cuenta propia y que tiene el poder de disposición sobre el mismo que supone dicho uso". En las empresas, el director general o el miembro del consejo de administración es responsable como poseedor en caso de infracción del artículo 21 de la StVG. La comprobación periódica del permiso de conducir se considera la mejor manera de evitar la responsabilidad. Dado que esta tarea puede llevar mucho tiempo y requerir mucha documentación en una flota grande, el empleador también puede delegar esta comprobación en el gestor de la flota. Sin embargo, el empleador sigue estando obligado a comprobar si el gestor de la flota realiza su tarea a conciencia.

Comprobación del permiso de conducir por parte del empleador - ¿Con qué frecuencia?

La responsabilidad del empresarios por una infracción del artículo 21 de la StVG puede afectar especialmente a los empleadores que ponen a disposición de sus empleados coches de empresa o vehículos compartidos. Para asegurarse de que el empleado tiene el permiso de conducir, el empleador debe realizar la comprobación del permiso de conducir en el momento de la puesta a disposición del vehículo. Dado que, por lo general, el empleador puede suponer que el empleado no perderá el permiso de conducir después de una primera comprobación, basta con repetir la comprobación cada seis meses.

Si se sospecha que el permiso de conducir se ha perdido o se ha retirado, el empleador está obligado a investigarlo y a hacer que se muestre de nuevo el permiso de conducir, incluso en un plazo inferior a los seis meses. El propietario del vehículo también debe hacer lo mismo si, debido a las frecuentes notificaciones de infracciones administrativas, por ejemplo, por conducir a demasiada velocidad, se puede suponer que se ha podido dictar una prohibición de conducir.

Además, el empleador debe asegurarse de que los empleados sólo conduzcan los vehículos para los que tienen permiso. Existen restricciones como las clases de vehículos o el permiso para conducir sólo vehículos con transmisión automática. Si el empleador permite que sus empleados conduzcan vehículos que no están cubiertos por el permiso de conducir, también se trata de una infracción del artículo 21 de la StVG. Además, el empleador también debe prestar atención a la capacidad individual de conducción de sus empleados a los que proporciona un coche de empresa o un vehículo compartido. Según el artículo 31 del StVZO, el propietario del vehículo no puede ordenar o permitir que se ponga en marcha el vehículo si el conductor no está en condiciones de hacerlo, por ejemplo, por tomar drogas o medicamentos. En el peor de los casos, esto puede llevar a la extinción de la cobertura del seguro del vehículo por daños materiales y personales (de acuerdo con el artículo 28 de la VVG) y a que el propietario tenga que pagar los costos.

Controles adecuados del permiso de conducir por parte del empresario: procedimiento

El registro inicial de la licencia de conducir debe ser muy preciso, incluyendo la documentación de los siguientes datos:

  • Nombre y dirección del conductor
  • Número de permiso de conducir
  • Clases de vehículos
  • Fecha, lugar y autoridad emisora
  • Otras restricciones como la transmisión automática
  • Validez del permiso de conducir
  • Fecha de la inspección inicial
  • Firma

Es importante que se presente el permiso de conducir original. También debe hacerse una copia del permiso de conducir como prueba. Sin embargo, por razones de protección de datos, debe garantizarse que sólo tengan acceso a los documentos las personas autorizadas a ocuparse de la flota y que los documentos se destruyan inmediatamente en cuanto dejen de ser necesarios. El conductor debe ser informado convenientemente sobre la recopilación y el uso de sus datos. Los datos pueden registrarse manualmente o mediante una comprobación electrónica del permiso de conducir utilizando un software. La comprobación manual del permiso de conducir supone mucho papel y un gran esfuerzo de control. Los datos de cada conductor deben registrarse en un formulario y deben controlarse las fechas de la comprobación periódica. Esto puede suponer un esfuerzo adicional, sobre todo en el caso de los empleados que no están empleados en el mismo lugar que el gestor de la flota. Puede ser necesario perseguir a estos empleados para la comprobación.

Cómo automatizar la comprobación del permiso de conducir

El control electrónico del permiso de conducir ofrece una importante simplificación en la gestión administrativa. En su forma más sencilla, se pueden registrar los datos en un programa informático en lugar de en una hoja de papel, y se envía un recordatorio automático cuando hay que repetir el control del permiso de conducir. De este modo, se pueden evitar fechas de control importantes u olvidar datos. El inconveniente de este método es que el conductor también debe estar regularmente en el lugar para poder presentar el permiso de conducir original al titular. Es mejor registrar el permiso de conducir electrónicamente. Esto se hace pegando en el permiso de conducir, en el momento de registrarlo por primera vez, un chip RFID (identificación por radiofrecuencia) en el que se almacena información encriptada. El chip puede leerse después en un puesto de control. El procedimiento es aún más sencillo si, en lugar de un chip, se utiliza un código de barras o QR-C.

Control electrónico del permiso de conducir y el comité empresarial

La comprobación electrónica del permiso de conducir implica la participación del comité empresarial. Según la Ley de la Constitución de la Empresa, el comité empresarial tiene derecho a la co-determinación, ya que se recogen datos personales. Es aconsejable implicar al comité lo antes posible si una empresa se plantea llevar a cabo la comprobación electrónica del permiso de conducir. Cuanto antes se expliquen las ventajas al comité, y se le implique en la selección del software, mayor será la probabilidad de que esté de acuerdo con la introducción y, por lo tanto, también de que convenza a los empleados. Para garantizar que se establece un procedimiento para la comprobación del permiso de conducir y que los datos recogidos no se utilizan de forma indebida para otros fines, también se puede concluir un acuerdo empresarial.

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