Car Sharing para empresas – cómo vale la pena
Por Malena Gärtner
El Car Sharing es una alternativa popular a la propiedad de un coche para muchos particulares, pero el Car Sharing también está adquiriendo cada vez más importancia en el entorno empresarial. Muchas empresas quieren reducir el tamaño de su flota o rediseñarla de forma respetuosa con el medio ambiente; además, el Car Sharing ofrece la oportunidad de reducir los costos operativos y administrativos.
Cómo funciona el Car Sharing Corporativo
El Car Sharing para empresas está ganando continuamente importancia, ya que el Car Sharing Corporativo ofrece ventajas sobre todas las soluciones anteriores. La idea básica es que todos los empleados, o algunos de ellos, tienen derecho a compartir la flota de vehículos de la empresa según determinados criterios, lo que aumenta la eficiencia, ya que se necesitan menos vehículos, aumenta la intensidad de uso y se incrementa la flexibilidad. Todos los empleados participantes tienen la oportunidad de seleccionar y reservar el vehículo adecuado del parque disponible.
Por ello, las soluciones basadas en software son especialmente adecuadas, ya que reducen el esfuerzo administrativo y proporcionan información relevante para todos los usuarios. Siempre queda claro cuándo y dónde hay un vehículo disponible, de modo que los empleados pueden planificar sus viajes y citas sin estrés. El Car Sharing para empresas suele organizarse como un modelo basado en la localización; la variante free-floating, en la que se incluyen varias localizaciones en el sistema, ofrece mayor flexibilidad.
Buenas razones para el uso de Car Sharing Corporativo en la flota
Hay muchos buenos argumentos para que las empresas integren el Car Sharing Corporativo en sus procesos de flota. Un aspecto importante es la optimización de las adquisiciones, ya que el Car Sharing Corporativo permite el uso eficiente de la flota de vehículos y las nuevas adquisiciones pueden planificarse sin presión de tiempo. Los vehículos de la empresa disponibles en la flota de Car Sharing están ahora a disposición de varios empleados, por lo que se pueden conseguir ahorros potenciales en el Car Sharing Corporativo al reducir el número de vehículos y disminuir los costos de la gestión de la flota.
La solución de Pool en el Car Sharing Corporativo es una ventaja para los empleados que no tienen vehículo propio, o no lo utilizan para ir al trabajo. Pueden utilizar la flota de la empresa para sus citas o viajes de negocios y evitar el estrés reservando con antelación. El uso privado también es posible en muchos casos, haciendo que los vehículos estén disponibles durante el fin de semana o sustituyendo los costosos coches de alquiler para los viajes de vacaciones.
Además, abre la posibilidad de aumentar la proporción de vehículos eléctricos en la flota y, por lo tanto, lograr tiempos de uso más largos y menores costos de energía y mantenimiento. Los gastos de movilidad pueden reducirse hasta un 40%, y la flota de vehículos puede ampliarse para incluir bicicletas y scooters eléctricos. El Car Sharing Corporativo ofrece, por lo tanto, la posibilidad de reducir el tamaño de la flota, aplicar conceptos de sostenibilidad con la movilidad eléctrica y mejorar la imagen mediante la reducción de las emisiones de CO².
Potencialidades financieras y organizativas del Car Sharing para las empresas
Ahorro en vehículos estacionados
Una de las ventajas más importantes del Car Sharing Corporativo es la eficiencia de la flota de vehículos. Los vehículos no se asignan a una persona concreta, sino que se comparten, por lo que el carsharing corporativo permite ahorrar en el tamaño de la flota, utilizar de forma más eficiente los vehículos existentes y tener flexibilidad para cambiar el parque de vehículos.
Ahorro en la administración
La aplicación de carsharing para empresas ofrece importantes ventajas, ya que la gestión y la entrega de llaves ya no son necesarias y el libro de registro del conductor se mantiene automáticamente mediante la transmisión de los datos de uso. Los empleados ya no tienen que utilizar sus vehículos privados para los viajes de negocios y presentar declaraciones, lo que reduce el tiempo privado y alivia la carga del departamento de contabilidad, que antes tenía que comprobar y contabilizar los documentos presentados.
Transición del coche de empresa a la flota de coches compartidos
Poseer un coche de empresa significa prestigio y permite la movilidad personal. Sin embargo, los vehículos alquilados son una carga para la empresa y provocan altos costos personales para el empleado, por lo que la flota de coches compartidos es la alternativa óptima. Los coches de la empresa se convierten en vehículos compartidos, con lo que se mantiene la movilidad y los empleados pueden ahorrar impuestos.
Aumentar la eficiencia mediante la digitalización
El Car Sharing para empresas puede implementarse de forma especialmente eficiente si se dispone de soluciones digitales, que permiten a todas las personas autorizadas acceder al parque de vehículos y reservar y utilizar los mismos sin necesidad de un esfuerzo administrativo adicional. Se garantiza la claridad y un ciclo de uso cercano, de forma que la empresa puede alcanzar sus objetivos de movilidad con unos pocos vehículos y beneficiarse de las ventajas del Car Sharing.
La implementación del coche compartido en las empresas
El Car Sharing Corporativo ya está siendo implementado por muchos gestores de flotas. Sin embargo, en muchos casos se utilizan herramientas inadecuadas que no contribuyen a aumentar la eficiencia. La mejor variante en el Car Sharing Corporativo es un software de Car Sharing flexible que funcione como herramienta de reserva y a través del cual se gestionen, utilicen y facturen todos los vehículos disponibles. Se añaden todas las personas autorizadas y, además, un armario de llaves electrónico debe permitir el acceso directo a los vehículos a través de la app de Car Sharing Corporativo. Se definen las reglas de uso, se integran las herramientas de gestión y se pone a disposición la información, y también es posible personalizar el software a las necesidades de la empresa.
Un software que funcione ofrece numerosas ventajas para el Car Sharing Corporativo, ya que los vehículos se ponen a disposición de forma sencilla y se dispone de información sobre su utilización. los procesos pueden optimizarse en cualquier momento, y la distinción entre viajes privados y de negocios permite filtrar simultáneamente los beneficios monetarios y garantizar una contabilidad correcta de cara a la agencia tributaria. El software es más eficiente cuando se dispone de una solución en la nube, ya que el acceso independiente de la ubicación es especialmente eficaz en combinación con la aplicación de Car Sharing Corporativo. La aplicación puede utilizarse como llave para utilizar los vehículos, y transmite todos los datos relevantes al sistema de gestión de flotas de forma sencilla.
Conclusión
La pregunta -¿qué es el Car Sharing? - ya no se oye en las empresas. Hoy en día, los gestores de flotas están mucho más interesados en cómo pueden integrar las ventajas del Car Sharing Corporativo en sus procesos. Con la ayuda de una solución de software adecuada, se pueden ahorrar rápidamente costos en la empresa y entre los empleados, se puede reducir el esfuerzo administrativo y se pueden conseguir objetivos de sostenibilidad y ganancias de imagen.