Beneficio compensatorio

30. May 2021 | By Tim Ruhoff

Un empresario puede compensar el rendimiento laboral de sus empleados no sólo en forma de dinero: también son posibles las prestaciones en especie, como la oferta gratuita de bebidas y fruta, o un coche de empresa para uso privado. Estas prestaciones se denominan prestaciones no monetarias.

Ventaja fiscal pecuniaria

Si la empresa proporciona al trabajador prestaciones en especie, éstas son inicialmente gratuitas para el trabajador. No obstante, existen excepciones y límites máximos, de modo que la prestación no dineraria puede tener que tributar como el salario o el sueldo. Los límites varían en función de la prestación. Los vales de comida o de restaurante están libres de impuestos hasta un valor de €6,33. Para otros regalos del empresario en ocasiones especiales, el límite es de €60. Los empresarios pueden conceder a sus empleados prestaciones en especie, por ejemplo en forma de vales de gasolina, hasta un importe de €44 al mes. Todo lo que supere esta cifra debe aumentar de precio. Las medidas de promoción de la salud están exentas de impuestos hasta un importe de €500 al año. Los descuentos concedidos al personal, por ejemplo, para productos/mercancías del empleador ofrecidos al empleado a precios reducidos, están exentos de impuestos hasta un límite de €1.080 al año. Este límite también se aplica a las millas de bonificación obtenidas en viajes de negocios, y cuando el empleador ha concedido permiso para que las millas de bonificación se utilicen con fines privados. Si el empresario implica a sus empleados en activos, por ejemplo, planes de acciones, €360 al año están exentos de impuestos.

Si el empleado supera los límites de las prestaciones no monetarias libres de impuestos, la prestación no monetaria debe tributar al tipo impositivo individual del empleado. Esto lo hace el departamento de personal como parte del cálculo de la nómina.

El trabajador no tiene que pagar el impuesto sobre las bebidas, la fruta o la verdura que el empresario le proporciona gratuitamente. Los cursos de formación que el trabajador necesita para desarrollar su actividad profesional también están exentos de impuestos. Asimismo, el empresario puede conceder a su empleado una asignación libre de impuestos para los gastos de guardería o incluso pagarlos por completo. El requisito para ello es que el hijo no esté en edad escolar y que el otro progenitor no reciba un subsidio de su empresa. Si un empleado compra herramientas manuales que necesita para realizar su trabajo, puede hacer que el empresario le reembolse los gastos sin incurrir en ningún impuesto.

Algunos empleados también piden a su empresa un préstamo sin intereses o a bajo interés. Está exento de impuestos siempre que el importe sea inferior a €2.600.

Hay que tener en cuenta que en el caso de todas las prestaciones en especie mencionadas, la exención fiscal sólo se aplica mientras se paguen además de los sueldos y salarios debidos por contrato. Si, por ejemplo, el empresario concede a su empleado una subvención para la guardería y el niño empieza a ir a la escuela, esta subvención concedida previamente no puede convertirse en un aumento de sueldo.

Un caso especial de ingresos imputados es el coche de empresa. Esto se analizará con más detalle a continuación.

Coche de empresa

Un coche de empresa está sujeto a impuestos si se utiliza de forma privada. El empleado debe pagar el impuesto sobre el beneficio no monetario del vehículo a su tipo impositivo individual. El impuesto se paga a través de la contabilidad de la nómina. Un vehículo compartido que se utiliza exclusivamente para fines empresariales y que también se documenta en el libro de registro del conductor no tiene que tributar

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Para la tributación de un coche de empresa existen dos métodos:

1. La regla del 1%
2. El método del Registro Electrónico

Regla del 1%

Según la regla del 1%, el 1% del precio bruto de catálogo del vehículo se grava para uso privado al tipo impositivo individual del trabajador. No importa si el coche es nuevo o usado. El precio bruto de catálogo es el mismo para ambos porque la base es la fecha de matriculación inicial. Esto significa que el trabajador no puede ahorrarse ningún costo tomando un coche más antiguo como coche de empresa. Además, cualquier equipamiento especial, como un ordenador a bordo o asientos deportivos, aumenta el precio. Las modificaciones realizadas en el vehículo después de la matriculación inicial ya no se tienen en cuenta en el precio bruto de catálogo. Además, en el caso de un coche de empresa, los kilómetros entre el domicilio y el lugar de trabajo también deben tenerse en cuenta a efectos fiscales al 0,03% del precio bruto de catálogo por kilómetro de distancia.

Con el método del 1%, un vehículo caro puede convertirse rápidamente en un factor de costo para el empleado. La ventaja, sin embargo, es que el empleado puede hacer que los costos de mantenimiento del coche, como la gasolina o los gastos de mantenimiento, sean reembolsados en su totalidad por el empresario. Una forma de que el empleado reduzca su carga fiscal es pagar un impuesto un tanto alzado por sobre los costos de conducción como parte de los gastos relacionados con los ingresos, de modo que no se incurra en contribuciones a la seguridad social. Del mismo modo, la indemnización por distancia un tanto alzada puede reducirse al 0,002% del precio de lista bruto si el empleado se desplaza menos de 15 días al mes entre su casa y el trabajo. Para aquellos que hacen poco uso privado de su coche de empresa, la tributación sobre la base de un Registro del Conductor es una opción.

Método del Registro Electrónico

Con el método del Registro de Conducción, sólo se gravan los kilómetros recorridos a título particular. Para que el Registro de Conducción sea reconocido por la Agencia Tributaria, es necesario documentar los trayectos sin excepciones. Si se anotan trayectos individuales fuera del Registro, éstos no se tienen en cuenta. El Registro de Conducción debe estar encuadernado en el original y no puede contener hojas añadidas o suplementos. Para los trayectos a título particular, basta con anotar el número y los kilómetros recorridos. En cambio, para los trayectos a título profesional, se debe documentar lo siguiente:

  • La fecha
  • El conductor
  • El propósito del viaje
  • El lugar de salida y el kilometraje
  • El lugar de llegada y el kilometraje

Para ahorrar este papeleo, además del Registro Manual existe el Registro Electrónico. Con el Registro Electrónico, los viajes se registran a través de un conector OBD2 y se envían a un smartphone o a una App. Antes de iniciar el viaje, el conductor debe especificar si se trata de un viaje de negocios o privado. Mientras tanto, también existen soluciones de software que reconocen automáticamente y clasifican correctamente los destinos a los que ya se ha conducido o asignan automáticamente los viajes de vuelta.

Casos especiales

Si el empleado está temporalmente incapacitado para conducir debido a una enfermedad, se puede suspender la tributación del vehículo durante ese período. Para ello se necesita también un certificado médico, lo que es especialmente importante en el método del 1%. En el caso del Registro Electrónico, no se realizaría ninguna anotación durante el período de incapacidad para conducir. En ambos métodos, hay que tener cuidado de que el vehículo no sea utilizado por otras personas además del empleado para desplazamientos privados. En caso de pérdida del permiso de conducir, también se puede suspender la tributación. En este caso, lo mejor es aparcar el vehículo en las instalaciones de la empresa durante ese período.

Conclusión: regla del 1% frente al método del libro de registro del conductor

La regla del 1% es la mejor opción para los conductores que utilizan su coche de empresa predominantemente para fines privados. Sin embargo, también hay que tener en cuenta otros factores, como la duración de los desplazamientos o el importe del precio de lista bruto, a la hora de valorar qué método es el mejor. Si los desplazamientos en coche están relacionados predominantemente con la empresa, el empleado puede ahorrar una cantidad considerable de impuestos si lleva un Registro.

Los beneficios en especie proporcionados por el empleador pueden ahorrar dinero a los empleados, por lo que a las empresas les gusta utilizarlos como herramienta de retención para ser un empleador atractivo. Un coche de empresa, en particular, es un atractivo reclamo para atraer a los empleados a la empresa en la batalla por los mejores trabajadores.