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Llevar un cuaderno de bitácora: ¡la forma correcta de hacerlo!
1. Jul 2021 | Por Tim Ruhoff
El término "cuaderno de bitácora" tiene una connotación negativa. Llevar un cuaderno de bitácora se asocia con el control y con mucho mantenimiento. A continuación se tratará lo que realmente hay detrás de un cuaderno de bitácora, cuáles son los requisitos y quién debe o tiene que llevar un cuaderno de bitácora.
¿Quién debe llevar un cuaderno de bitácora?
Todo conductor que haya recibido un coche de empresa para uso particular tiene derecho a elegir la tributación de la prestación no dineraria. Por un lado, existe la opción de pagar el impuesto a tanto alzado sobre el coche de empresa según el método del 1% o llevar un libro de registro. El método más rentable en cada caso depende de muchos factores y puede determinarse individualmente para cada conductor mediante una calculadora de coches de empresa. Sin embargo, también existen casos especiales en los que los conductores están obligados a llevar un libro de registro. Es el caso de que se haya cometido una infracción administrativa en materia de tráfico y el propietario del vehículo no pueda nombrar al conductor que la cometió.
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Llevar correctamente los libros de registro
Llevar un cuaderno de bitácora a mano supone un cierto esfuerzo. Existen normas sobre el cuaderno de bitácora que deben respetarse para que éste sea reconocido por la Agencia Tributaria. A continuación se presenta lo que debe observarse con respecto a cada una de las normas.
I. Recogida oportuna de datos
Los trayectos deben registrarse inmediatamente o, a más tardar, al final de la jornada. De este modo se garantiza que los trayectos no se olviden ni se manipulen.
II. Registro completo
La Agencia Tributaria comprueba si el cuaderno de bitácora está completo. Para que se reconozca como viaje de negocios, los viajes de negocios deben incluir la fecha, el destino, el motivo del viaje y, por ejemplo, el nombre del cliente en el caso de una visita a un cliente. Además, debe documentarse el kilometraje al principio y al final del viaje. Si hay lagunas en el cuaderno de bitácora, la Agencia Tributaria no lo reconocerá y se utilizará el método del 1% para calcular los ingresos imputados. Esto también se aplica si, por ejemplo, hay discrepancias en el kilometraje. Por lo tanto, debe explicar activamente a la Agencia Tributaria si, por ejemplo, el vehículo no se ha utilizado durante mucho tiempo.
III. Viajes privados
La documentación de un viaje privado es mucho más sencilla. No hay que dar información sobre el motivo del viaje ni el destino, sólo hay que registrar la fecha y el kilometraje. Este tipo de documentación también es suficiente si los viajes desde el lugar de residencia al lugar de trabajo se realizan con el coche de la empresa. En este caso, basta con hacer una nota en el cuaderno del conductor que indique que se trata del camino al trabajo. En el cuaderno del conductor, los viajes relacionados con el trabajo y los relacionados con el ámbito privado deben separarse con precisión. Si, por ejemplo, un viaje relacionado con el trabajo se interrumpe por motivos privados, esto debe indicarse claramente en el cuaderno del conductor.
IV. Cuaderno de bitácora encuadernado
La Agencia Tributaria sólo aceptará el cuaderno si está encuadernado. Las colecciones de hojas sueltas, así como las páginas arrancadas o añadidas en un cuaderno, darán lugar a que no se acepte. Esto es para garantizar que es a prueba de manipulaciones.
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V. Resistencia a la manipulación
El libro de registro no debe ser manipulado. debe ser posible descartar cambios posteriores. si se realizan cambios, deben marcarse claramente como tales. esto significa que la entrada incorrecta anterior debe seguir siendo legible y la corrección hecha en consecuencia debajo de ella. de esta manera, sigue siendo objetivamente comprensible para un tercero lo que se ha cambiado. rellenar un libro de registro requiere gran cuidado. incluso los errores menores pueden hacer que el libro de registro no sea reconocido por la oficina de impuestos. por lo tanto, es aconsejable mirar un libro de registro de muestra por adelantado para que pueda ser rellenado correctamente. el asesor fiscal también puede aconsejar sobre cómo rellenar el libro de registro correctamente. es importante que el libro se rellene de una manera a prueba de documentos. las entradas sólo pueden hacerse con un bolígrafo a prueba de documentos o bolígrafo. las entradas hechas con una pluma o lápiz podrían ser rehechas en retrospectiva.
VI. Abreviaturas
Rellenar el cuaderno de conducir es una tarea desagradable. Cuando se trata de nombres complicados o de la documentación de largos nombres de calles, la escritura se convierte rápidamente en un garabato. Sin embargo, el Tribunal Fiscal Federal ha estipulado en varias sentencias que la corrección y la integridad del cuaderno de conducir deben ser objetivamente verificables en todo momento. Esto significa que la abreviación de los nombres que se repiten con frecuencia sólo es posible si las abreviaturas son comprensibles o se explican mejor en una hoja explicativa.
VI Desvíos
Se aconseja tener precaución cuando se realizan desvíos. Si el número real de kilómetros recorridos se desvía significativamente de la ruta más corta, la Agencia Tributaria asumirá que se trata de un viaje privado. Por lo tanto, el motivo del desvío debe documentarse en el cuaderno de bitácora. Los tribunales fiscales definen como ruta un desvío que se desvía en más de un 24% de la ruta más corta.
El cuaderno de bitácora electrónico
Debido a la cantidad de papel y al tiempo que suponen los cuadernos de bitácora llevados manualmente, muchas empresas se están pasando a un cuaderno de bitácora electrónico. un cuaderno de bitácora electrónico no significa que los viajes se anoten en un documento de Word o Excel. esto sería contrario a la protección contra manipulaciones, ya que no se pueden rastrear los cambios. por lo tanto, se debe utilizar un software especial para flotas. el software registra la distancia recorrida a través del GPS junto con una aplicación. el conductor sólo tiene que hacer la asignación de si se trata de un viaje privado o relacionado con la empresa. se aplica la regla de los 7 días para los cuadernos de bitácora electrónicos. esto significa que los viajes que se han registrado automáticamente sólo se pueden categorizar o cambiar dentro de los siete días. esto significa que los nombres de los clientes o la asignación como un viaje privado o relacionado con la empresa sólo se pueden hacer dentro de este período.
Conclusión
Llevar un cuaderno de bitácora no es brujería. Lo importante es documentar los viajes de forma inviolable para que sólo haya que tributar por los viajes privados. Un cuaderno de bitácora electrónico puede ser una valiosa ayuda en comparación con el método manual, ya que los viajes se registran automáticamente y sólo hay que asignarlos como viaje de negocios o privado. Los programas informáticos también ayudan a garantizar que la documentación se ajusta a la ley para que no haya sorpresas desagradables después con la Agencia Tributaria.